Тази статия е предназначена за всички организации, които са задължени да спазват последните изисквания за защита на лични данни, но до момента не са предприели нужните мерки, за да се справят с новото законодателство.

Европейския Регламент за защита на лични данни влезе в сила още на 25 Май 2018. Още от датата на въвеждането му, някои фирми и организации приеха новите наредби много скептично и решиха да пренебрегнат обновените изисквания. В повечето случаи, това беше породено от липсата на знания или експертиза в областта на личните данни или по-често, от високите цени за адвокати и специалисти, които изготвят нужната документация и процеси. Ако вие сте една от тези компании, днес бихме искали да ви разкажем защо е нужно и как да спазвате новия регламент по най-евтиния и ефикасен начин.

Комисията за Защита на Личните Данни (КЗЛД) е държавният орган, който следи за спазването на GDPR регламента за територията на Република България. Комисията активно разследва всяка една организация, когато има съмнения, че е извършена злоупотреба или неправилно обработване на лични данни. Глобите за подобни нарушения са в хиляди левове и са съобразени не само с естеството си, но и с размера и оборота на компанията извършила нарушението. Това означава, че на малките и големи фирми ще им бъдат наложени глоби от различен размер, при едно и също нарушение, с цел ефективното налагане на законовите изисквания.

За да извърши проверка, КЗЛД може да се самосезира или да разследва подаден сигнал от потребител. Пример за това може да бъде бивш служител, конкурент или дори потенциален или съществуващ клиент, който не е доволен от вашата организация, не е получил копие от задължителните документи, или не е съгласен с начина, по който обработвате данните му. В днешно време, това са едни от най-честите проверки на Комисията, които първоначално изглеждат безобидни, но често се превръщат в дълготрайни разследвания, с наказателни решения от хиляди левове. Подобни глоби са често непосилни за голяма част от малките и средни бизнеси в България. Никоя организация не бива да рискува такива ненужни разходи, особено когато пазара вече предлага софтуерни решения, които напълно решават проблема с спазването на GDPR, без нуждата от адвокати или други специалисти, на достъпни и разумни цени.

Голяма част от потребителите в България, и по-конкретно вашите потенциални клиенти, внимават на кого и защо предоставят своите лични данни. Много статистики показват, че хората вече активно се интересуват от начините, по които техните данни се обработват, като четат релевантните Политики за Поверителност, Условия и други документи на компаниите, от които пазаруват. Много потребители отказват да станат клиенти на фирми, които:

• Имат липсващи задължителни документи. Примери за такива са Политики за Поверителност, Съгласия за Бисквитки, Общи Условия и други

• Не обясняват как и защо обработват личните данни на техните потребители

• Не предлагат задължителните опции за съгласие / несъгласие за употребата на Бисквитки

• Не отговарят на запитвания или оплаквания от посетители/потребители на техните услуги.

Успешните бизнеси в България вече не могат подценяват важността на Европейския Регламент, защото неспазването му води не само до тежки глоби, но и до загуба на съществуващи и потенциални клиенти.

Благодарение на последните технологии в сферата на legal tech, иновативни софтуерни решения помагат на много организации не само да спазват всички задължителни изисквания, но същевременно да разберат повече за своите клиенти, потребители и партньори. Подобна информация често се оказва безценна в ръцете на  специалисти, които веднага разбират как да подобрят своята дейност. Примери за това са:

• Маркетинг отдели, които оптимизират рекламните дейности на една организация

• Отдел Продажби, който научава повече за клиентите си и провежда по-успешни разговори и сделки.

• Отдел Обслужване, който ускорява времето за разрешаване на възникнали проблеми.

Всички тези подобрения не са видими с първо око и повечето организации гледат на GDPR като на излишни разходи и изгубено време, вместо като на потенциална възможност за увеличаване на печалбите или модернизиране на тяхната дейност. За да бъде успешна, една съвременна организация задължително трябва да обърне внимание на гореспоменатите области.

Още от влизането му в сила, GDPR Регламентът се превърна в голямо предизвикателство за много организации. За да спазват всички изисквания, тези дружества трябваха да отделят значително време и ресурси, за да създадат нужната документация и процеси, които да защитават събираните от тях лични данни. Както вече споменахме, много фирми дори решиха да не спазват новите наредби, надявайки се да избегнат големите глоби от КЗЛД.

В днешно време, пазарът вече предлага нови софтуерни решения, които автоматично генерират всички задължителни документи, създават нужните процеси и напълно решават проблема със спазването на GDPR, без нуждата от адвокати, скъпи специалисти или хиляди левове. Същевременно, времето което трябва да бъде отделено от една организация за да започне да спазва регламента се намалява значителнo от седмици или месеци до няколко работни часа.

Използването на специализиран софтуер става все по-успешен подход, като подобни системи значително улесняват малкия и среден бизнес, като привеждат дейността му в съответствие с Европейския Регламент и елиминират риска от потенциални глоби, на напълно разумни и достъпни цени.