В днешната статия ще обясним защо ви е необходим софтуер за управление на лични данни и как той може да ви помогне да развиете вашия бизнес!

Управлението на личните данни в един бизнес е ключов процес. Тези данни са важен актив, който може да ни помогне да разрастнем дейността си.

Статията е особено подходяща за статъпи и малки бизнеси, които търсят евтино и ефикасно решение на проблема с нарастващите задължения по европейския GDPR регламент.

Защо е необходим софтуер за управление на личните данни?

Колкото повече са данните, които обработваме, толкова по-важно е да имаме въведени правила за тяхното управление.

Използването на софтуер за управление на личните данни ще ни помогне в две посоки:

• да избегнем нарушения на закона и глоби
• да използваме по оптимален начин личните данни, които обработваме

Избягване на глоби

В Закона за защита на личните данни са предвидени много тежки глоби при констатирани нарушения. Също така законът въвежда и редица задължения, които без софтуер са практически невъзможни за изпълнение.

Какво представлява така нареченият софтуер за управление на лични данни?

Софтуер за управление на лични данни е система, в която можете да определяте кога, как и при какви условия Вашата компания обработва лични данни.

Софтуерът има следните модули:

• мерки за сигурност
• регистри на обработваните лични данни
• регистри на администраторите и обработващите лични данни
• регистър с бисквитки
• договор с обработващ лични данни
• други документи – декларации

Мерки за сигурност

В този модул се въвеждат мерките за сигурност, които сте въвели при обработката на лични данни. Тези мерки за сигурност се прилагат във всички случаи, когато обработвате лични данни, незавиисимо на какво основание е обработката.

За отделните категории данни могат да се въвеждат и специални мерки за сигурност. Това позволява едновременно голяма гъвкавост и бързина.

Регистри

В този модул се въвеждат категориите данни, които обработвате, като най-добре е, ако данните в регистъра съотвестват с вече съществуващите процеси във Вашия бизнес.

В тези регистри НЕ се пазят самите лични данни.

Примери за регистри:

• Регистър Клиенти – определя как ще се обработват личните данни при обслужването на клиенти;
• Регистър Работници и служители – през него управлявате личните данни на служителите си;
• Регистър Маркетинг дейност – в него определяте общите правила за маркетинг дейността си, както и правилата относно отделните маркетинг кампании, които извършвате

Маркетинг и софтуер за управление на лични данни

Данните от Регистър Маркетинг следва да бъдат най-внимателно ползвани и обработвани, защото при тях най-често е необходимо изричното съгласие на клиента, което може впоследствие да бъде оттеглено.

Имаме няколко практически съвета как да изградите устойчива система за управление на личните данни, свързани с маркетинг.

Направете регистър Email Newsletter

В този регистър ще определите правилата за записване и отписване от имейл нюслетъра, какви данни ще събирате при записване, как ще ги ползвате и дали имате право да предавате данни към трети лица

Обикновено в този регистър данните се събират единствено с цел получаване на актуална информация от блог или за стоки и услуги, които предлагате.

ВАЖНО!

Необходимо е задължително да посочите как точно ще използвате личните данни след записване в Политиката си за поверителност или по друг ясен за потребителя начин.

Поведение на сайта

Съвременните технологии ни дават възможност с много голяма точност да анализираме поведението на потребителите на сайта ни. Тези лични данни се събират чрез бисквитки.

Най-често срещан е примерът с Facebook Pixel, чрез който фейсбук разпознава кой посещава нашия сайт и след това потребителят може да бъде посочен в специална аудитория, която да получава съответната реклама.

ВАЖНО!

С новите правила се въведе задължението за получаване на изрично съгласие преди да идентифицираме по такъв начин потребителя.

В регистър Потребителско поведение на сайта определяте какви данни събирате, как ги съхранявате, на кого ги предавате и с какви цели ги ползвате.

Рекламни кампании

Рекламните кампании в дигиталното пространство са свързани с личните данни на нашите таргет клиенти. Поради тази причина следва да се прави проверка за всяка една рекламна кампания дали отговоря на изискванията на закона и да се определи предварително как точно се обработват личните данни.

Въпроси, които да съобразите, когато започвате рекламна кампания:

• имате ли право да използвате предварително събрани лични данни? Например, правите кампания за нов продукт към клиентите от регистър “Потребителско поведение на сайта”.
• събирате ли нови лични данни в хода на кампанията?
• предавате ли данни към трети лица?

Документи

Софтуерът за управление на личните данни обикновено може да генерира необходимите документи, за да спазвате всички изисквания на българското и европейското законодателство. Такива документи са:

• Вътрешни правила
• Регистри
• Мерки за сигурност
• Политика за поверителност
• Договори за обработване на лични данни
• Декларации за съгласие и други

Промени в обработването на личните данни
Всяка една система, която управлява процеси, следва да бъде гъвкава и лесно да се променя. През софтуера за управление на личните данни можете да обновявате и допълвате лесно и бързо създадените вече процеси за обработване на личните данни.

Заключение

Софтуерът за управление на лични данни е инструмент, чрез който да си гарантираме спазването на законовите изисквания. Той е подходящ както за действащите бизнеси, така и за стартиращите. За някои бизнеси такъв софтуер за явява напълно задължителен. Например:

• рекламни агенции
• компании в областта на продажбите
• компании с мащабна обработка на лични данни

Legal Tech BG – Софтуер за лични данни

Legal Tech BG разработи пълно софтуерно решение, което помага на малкия и среден бизнес да отговаря на всички изисквания за защита на личните данни. Нашата платформа ви позволява да генерирате всички нужни документи за вашия бизнес. Повече информация или безплатно демо може да намерите ТУК.