С разпространението на корона вируса работата в офисите стана напълно невъзможна. Има бизнеси обаче, чиято работа може да бъде пренесена изцяло онлайн. Такава е работата на правните кантори.
Гражданите и бизнесите в този тежък момент имат нужда от добре организирани и модерни адвокати, които могат да работят онлайн. В настоящата статия даваме съвети как адвокатските кантори да организират работата си онлайн.
При писането на тази статия сме използвали като прототип нашата собствена система – CRM за адвокати. Всичко написано важи и за други подобни софтуери.
Вътрешна организация
Голямата трудност в работата онлайн е да координираме действията на всеки от екипа ни, независимо че всеки работи от дома си.
За да се подсигури максимална ефективност, трябва да се подходи системно и работата да бъде организирана на едно централно място. Ако не можем да обменяме бързо и ефективно информация, работата от дома става изключително непродуктивна.
Изградихме система, която позволява работата на правните кантори да продължи нормално изцяло онлайн дори по време на пандемията. Тази система включва:
- единно място за управление на всички клиенти и техните случаи;
- единно място за управление на всички задачи и проекти;
- единно място за следене на административните процедури;
- единно място за следене на съдебните дела;
- единно място за следене на финансите
Управление на казусите и клиентите
Най-важното за една кантора е да може правилно да управлява своите казуси и клиенти. Това означава във всеки един момент да имаме актуална информация за всеки случай, който се води. Системата, която използвате, следва да поддържа следните функционалности:
- завеждане на всеки един казус с уникален номер, чрез който да го идентифицирате;
- възлагане на казуса към конкретен адвокат или друг отговорник;
- проследяване на казусите по клиенти, компании и услуги;
- описание на случая, за да може всеки член на екипа да се запознае с него при нужда;
- информация за свършените задачи и предстоящите такива;
- информация за извършените плащания;
- информация за свързаните административни процедури и съдебни дела;
Имаш интерес? Свържи се с нас!
Управление на задачите и проектите
След като имаме цялата необходима информация за казуса на едно централно място, можем да започнем разпределение на работата по него между членовете на екипа.
От нас зависи до каква степен искаме да запознаем останалите с детайлите по казуса. В нашата практика можем да кажем, че най-добрите резултати идват, когато лицето, което изпълнява задачата, има възможно най-много информация и знае каква е крайната цел. Ако решите, че няма нужда да споделяте цялата информация по казуса, можете просто да възложите конкретна задача.
Ефективната работа по казуси или проекти изисква добро планиране. В системата ще можете:
- да възлагате задачи и да правите бележки към тях към всички в екипа;
- да поставяте краен срок за изпълнение;
- да поставяте приоритет на задачите;
- да проследявате задачите по всеки казуси и да отчитате времето за свършването им;
Чрез системата за управление на задачите ще можете да видите обективно продуктивността на всеки от екипа си и неговия принос към дейността на цялата кантора. Това ще Ви даде възможност правилно да управлявате екипа си и да прецените натовареността на всеки в него.
Следене на административните процедури и съдебните дела
Към момента поддържаме модул Търговски регистър, чрез който можете да следите лесно всички вписвания, както и модул съдебни дела, който включва:
- описание на страните по делото
- описание на делото от правна страна;
- описание на делото от фактическа страна;
- описание на доказателствата по делото;
- описание на съдебните заседания;
- удобно място за допълнителни бележки
- указател с всички съдилища в България и техните телефонни номера за справка;
- календар с предстоящите съдебни заседания;
- следене на крайнните срокове;
Модулът Съдебни дела е разработен специално за адвокатите, които активно водят съдебни дела, като може да бъде допълнително надграждан и индивидуализиран.
Следене на финансите
Не на последно място, за да ръководите успешна кантора, трябва да можете да проследявате източниците си на приходи. Системата, която ползвате следва да може:
- да проследява плащането по всеки отделен казус или абонамент;
- да извежда седмична, месечна и годишна статистика на финансите;
- да прави разбивка на приходите по предоставяна услуга, по клиенти или друг критерий;
- да прави разбивка на разходите;
Тази информация е от огромно значени за взимането на добри управленски решения, които да ни помогнат да разрастнем дейността си на следващото ниво.
Работа с клиенти
Ако имате добра система за управление на работата във Вашата кантора, ще можете да увеличите качеството на комуникацията с Вашите клиенти. Благодарение на системата ще можете за секунди да представите информация за:
- свършената работа по един или няколко казуса;
- да отчетете всички изработени часове;
- да имате подредено клиентско досие, което ще Ви даде възможност да вникнете по-добре в казуса на клиента;
За провеждане на срещи с клиентите по време на пандемията, можете да използвате някоя от многото апликации за онлайн срещи. Можем да препоръчаме:
- Google Meet
- Slack
- Zoom
- Whereby
Има още много софтуерни решения, които предоставят възможности за професионални онлайн срещи.
С разпространението на корона вируса работата в офисите стана напълно невъзможна. Има бизнеси обаче, чиято работа може да бъде пренесена изцяло онлайн. Такава е работата на правните кантори.
Гражданите и бизнесите в този тежък момент имат нужда от добре организирани и модерни адвокати, които могат да работят онлайн. В настоящата статия даваме съвети как адвокатските кантори да организират работата си онлайн.
При писането на тази статия сме използвали като прототип нашата собствена система – CRM за адвокати. Всичко написано важи и за други подобни софтуери.
Вътрешна организация
Голямата трудност в работата онлайн е да координираме действията на всеки от екипа ни, независимо че всеки работи от дома си.
За да се подсигури максимална ефективност, трябва да се подходи системно и работата да бъде организирана на едно централно място. Ако не можем да обменяме бързо и ефективно информация, работата от дома става изключително непродуктивна.
Изградихме система, която позволява работата на правните кантори да продължи нормално изцяло онлайн дори по време на пандемията. Тази система включва:
- единно място за управление на всички клиенти и техните случаи;
- единно място за управление на всички задачи и проекти;
- единно място за следене на административните процедури;
- единно място за следене на съдебните дела;
- единно място за следене на финансите
Управление на казусите и клиентите
Най-важното за една кантора е да може правилно да управлява своите казуси и клиенти. Това означава във всеки един момент да имаме актуална информация за всеки случай, който се води. Системата, която използвате, следва да поддържа следните функционалности:
- завеждане на всеки един казус с уникален номер, чрез който да го идентифицирате;
- възлагане на казуса към конкретен адвокат или друг отговорник;
- проследяване на казусите по клиенти, компании и услуги;
- описание на случая, за да може всеки член на екипа да се запознае с него при нужда;
- информация за свършените задачи и предстоящите такива;
- информация за извършените плащания;
- информация за свързаните административни процедури и съдебни дела;
Управление на задачите и проектите
След като имаме цялата необходима информация за казуса на едно централно място, можем да започнем разпределение на работата по него между членовете на екипа.
От нас зависи до каква степен искаме да запознаем останалите с детайлите по казуса. В нашата практика можем да кажем, че най-добрите резултати идват, когато лицето, което изпълнява задачата, има възможно най-много информация и знае каква е крайната цел. Ако решите, че няма нужда да споделяте цялата информация по казуса, можете просто да възложите конкретна задача.
Ефективната работа по казуси или проекти изисква добро планиране. В системата ще можете:
- да възлагате задачи и да правите бележки към тях към всички в екипа;
- да поставяте краен срок за изпълнение;
- да поставяте приоритет на задачите;
- да проследявате задачите по всеки казуси и да отчитате времето за свършването им;
Чрез системата за управление на задачите ще можете да видите обективно продуктивността на всеки от екипа си и неговия принос към дейността на цялата кантора. Това ще Ви даде възможност правилно да управлявате екипа си и да прецените натовареността на всеки в него.
Следене на административните процедури и съдебните дела
Към момента поддържаме модул Търговски регистър, чрез който можете да следите лесно всички вписвания, както и модул съдебни дела, който включва:
- описание на страните по делото
- описание на делото от правна страна;
- описание на делото от фактическа страна;
- описание на доказателствата по делото;
- описание на съдебните заседания;
- удобно място за допълнителни бележки
- указател с всички съдилища в България и техните телефонни номера за справка;
- календар с предстоящите съдебни заседания;
- следене на крайнните срокове;
Модулът Съдебни дела е разработен специално за адвокатите, които активно водят съдебни дела, като може да бъде допълнително надграждан и индивидуализиран.
Следене на финансите
Не на последно място, за да ръководите успешна кантора, трябва да можете да проследявате източниците си на приходи. Системата, която ползвате следва да може:
- да проследява плащането по всеки отделен казус или абонамент;
- да извежда седмична, месечна и годишна статистика на финансите;
- да прави разбивка на приходите по предоставяна услуга, по клиенти или друг критерий;
- да прави разбивка на разходите;
Тази информация е от огромно значени за взимането на добри управленски решения, които да ни помогнат да разрастнем дейността си на следващото ниво.
Работа с клиенти
Ако имате добра система за управление на работата във Вашата кантора, ще можете да увеличите качеството на комуникацията с Вашите клиенти. Благодарение на системата ще можете за секунди да представите информация за:
- свършената работа по един или няколко казуса;
- да отчетете всички изработени часове;
- да имате подредено клиентско досие, което ще Ви даде възможност да вникнете по-добре в казуса на клиента;
За провеждане на срещи с клиентите по време на пандемията, можете да използвате някоя от многото апликации за онлайн срещи. Можем да препоръчаме:
- Google Meet
- Slack
- Zoom
- Whereby
Има още много софтуерни решения, които предоставят възможности за професионални онлайн срещи.