Всеки знае колко е важно да инвестираме в екипа си и че той може да изтреля кантората ни към успеха. Много малка част от адвокатите обаче реално полагат усилия за изграждането на здрав и щастлив екип, който да генерира добри резултати. Това може да се поправи, но изисква целенасочено усилие. 

В тази статия ще научите:

1. Какви видове комуникация има
2. Как да преминете от продажба на време към продажба на резултати
3. Как служителите Ви приемат промените

Видове комуникация

Като казваме комуникация обикновено не се замисляме, че тя има повече от един вид. Различаваме следните четири основни вида комуникация:

• Вътрешна (интраперсонална) комуникация
• Интерперсонална комуникация
• Групова комуникация
• Публична комуникация

Всеки вид комуникация има своите предимства и особености. Важно е да осъзнаваме в кой момент каква комуникация извършваме, за да можем да се възползваме максимално от нейните предимства. Нека ги разгледаме.

Вътрешнта комуникация

Вътрешната комуникация е нашият вътрешен диалог. Макар на пръв поглед да изглежда безсмислено едно такова разграничение, това далеч не е така. Адвокстката работа в голямата част от времето изисква дълбока концентрация. Всеки е бил в “зоната”, когато всичко му се получава и работата му върви с лекота. Именно това е добрата вътрешна комуникация.

За да успеем да влезем в дълбок фокус обаче най-важното е да не бъдем разсейвани, което е основният проблем в една кантора. Колегите ни прекъсват с нещо много важно и само за малко. След това започваме да преглеждаме поредните имейли. След това идва призовкаря. За да може вие и екипът ви да сте ефективни трябва да се създадат правила необходимите правила, за да може всеки да влезне в своя дълбок фокус и да достигне 100% от продуктивността си. 

Повече относно влизането в дълбок фокус и постигането на нечовешка продуктивност можете да видите в тази наша статия. 

Интерперсонална комуникация

Интерперсоналнта комуникация е диалогичното общуването между двама. Този вид комуникация е най-разпространена и е първата ни асоциация с общуване. 

При диалогичното общуване цялото ни внимание е насочено към отсрещния човек. Разговорът е между двете личности, които го водят, като често може да преминава от тема в тема. Този вид комуникация е особено добът за изграждане на приятелство и доверение.

При този вид комуникация обаче често се получават “изкривявания”, защото по-силният характер започва да доминира разговора. Това е присъщо на хората като социални създания. Когато страните в разговора са на различни мнения, неизбежно се стига или до съгласие или до спор. Липсата на други мнения може да доведе до повърхностност на направените изводи. 

В ежедневната ни работа това са обсъжданията на казус с колега или оплакването относно нещо неработещо в офиса. 

Групова комуникация

Груповата комуникация, за разлика от първите две, които са ни “вродени”, е значително по-малко интуитивна. Всеки е бил в група, в която няма никакъв ред и в която цари хаос. 

Груповата комуникация не се фокусира върху личността на участниците, а върху идеята, която се обсъжда. Това е много важно, за да може тя да бъде продуктивна. Това означава, че когато получим критика на това, което сме казали, тя не следва да е насочена към нас като човек, а към самата идея или аргумент. 

Масово хората подхождат с голямо недоверие към груповата комуникация, защото не знаят как да я използват, въпреки че именно чрез груповата комуникация достигаме най-голямата продуктивност.

Груповата комуникация е чудесно средство за разрешаване на комплексни проблеми, генериране на идеи, но не и за провеждането на тяхното изпълнение. Не може просто да съберем определен брой хора в една стая и да очакваме да сътворят чудо.   

За да се случи чудото, е необходимо да заложим правилните условия:

• да изберем предварително или да оставим колектива да избере лидер
• да поставим ясна цел и тя да бъде добре комуникирана с всеки
• да се изясни какво е необходимо всеки сам да подготви предварително и какво точно ще се обсъжда на срещата 
• разпределяне на отговорности – кой какво прави и какво не прави. В някои проекти или казуси може да е практично да се разпределят роли. Така всеки ще навлезе в детайл в собствената си роля, без да трябва да обмисля всички гледни точки, а модераторът ще има ангажимента да прегледа всичко от Орлов поглед.
• определяне на правила при говоренето  примерно всеки се изказва в рамките на 10 минути и после има време за дискусии още 10 минути.
• създаване на правила за гласувания и преодоляване на спорове

След като бъдат обсъдени основните идеи и се заложат ясните цели, може групата да се раздели на малки подгрупи или да се разпределят индивидуални задачи. Тогава комуникацията отново преминава към първите два вида. Отново искаме да акцентираме, че груповата комуникация НЕ е подходяща за изпълнението на даден проект, а за неговото създаване и дефиниране. 

С други думи казано неефективната групова комуникация е тази, която е използвана за постигане на несъвместими с нея цели. 

 

Публична комуникация

Публичната комуникация е между презентатор/и и аудиторията му. При нея като цяло общуването е еднопосочно, като се изхожда от идеята, че презентаторът е утвърден специалист в областта си. 

Не е задължително това да е събитие с лектор. Това може да бъде и оперативка, в която мениджърът обявява резултатите за годината, без да очаква обратна връзка от аудиторията. 

Често в края на публичното говорене се отделя време за дискусии, които попадат по-скоро в груповата комуникация. 

Асинхронна комуникация

Асинхронната комуникация е общуване, при което общуващите не са едновременно налични. Това е комуникацията по имейл, чат или изпращането на видео или гласово съобщение. Тя има своите предимства и недостатъци. 

Недостатъци

• бавност – другата страна може да отговори след часове или дори дни
• неприложима за обсъждане на комплексен проблеми, при което се изисква задаване на множество въпроси

Асинхронната комуникация обаче има няколко много големи предимства, на които следва да обърнем внимание. 

На първо място, при нея възвръщаме контрола върху времето и фокуса си. Както при вътрешната комуникация, от много голямо значение за продуктивността ни е да влезем в състояние на дълбок фокус и да останем в него възможно най-дълго. От практическа гледна точка това означа докато пишем важен документ да изключим новификациите на имейла и чатовете за 2-3 часа и да посветя цялата си енергия на него. Така ще го приключа много по-бързо, отколкото ако отговарям на всякакви съобщения или си говоря с колегите в стаята. 

На следващо място Асинхронната комуникация се извършва писмено и позволява лесно възпроизвеждане, което я прави много подходяща за проследяване на историята на комуникацията. 

На следващо място, асинхронната комуникация ни дава възможност да орпеделим 

Според данни от Todoist 40% от времето в един ден е смяна на фокуса между различни задачи, което е истински убиец на продуктивността. Това означава, че остава едва 1 час и 12 минути средно за продуктивна работа. 

Асинхронната комуникация се извършва чрез няколко различни апликации:

• имейл
• чатове
• видео конферентни разговори
• апликации за упралвние на проекти и задачи
• CRM система
• система за споделено знание

Може би най-често срещаната грешка е да използване апликациите за асинхронно общуване и да очакваме мигновен отговор. Класически пример е, когато някой ни изпрати съобщение по имейл или чат и после ни се обади по телефона да ни каже, че го е изпратил. 

Подобно на груповата комуникация, този вид комуникация не ни е вродена, поради което е необходимо да имаме приети правила и инфраструктура, за да постигнем максималната ефективност.

Как да преминем от продажба на време към резултати?

Сегашният модел на работа е базиран основна около идеята за наемния труд и продажбата на времето ни срещу заплащане. Той е утвърден в съзнанието както на служителите, така и на работодателите. 

Неговата ефективност обаче все повече се оспорва и постепенно се преминава към хибриден модел, в който освен фиксирана надница на час служителите могат да увеличат възнаграждението си при добри резултати. Това е много добър модел, защото стимулира по-доброто представяне на служителите ни. Комунизмът в работната среда, т.е. независимо от резултатите всички да получават едно и също, е изключителн убиец на продуктивността. 

Приемане на въведените промени от служителите ви

Надяваме се, че въз основа на информацията от тази статия ще пожелаете да направите някои промени в начина, по които управлявате екипа си. Ако сте служител, може би ще инициирате такива промени и ще ги предложите на работодателя. И в двата случая е много важно да знаете следната графика, разкриваща човешката психология и реакцията ни при новости: 

 

Тази графика много ясно показва емоциалните състояния, през които преминаваме, когато се сблъскваме с нещо ново, което променя работното ни ежедневние. 

Ако искате успешно да въведете промяната, е необходимо да имате много добра комуникация за да смекчите стигането до “пълно отчаяние” и да ускорите достигането до крайната точка. Не можете да заобиколите човешката същност и да форсирате промените. Дайте време на колегите си да възприемат новостите и им предоставете възможност да се запознаят с тях и да ги почувстват полезни. Неизбежно е да има временно отчаяние, т.е. отричане на промените, но ако това, което въвеждате наистина си заслужава, всички ще го разпознаят. 

Заключение

Използвайте различните видове комуникация според тяхното предназначение и не се опитвайте да решавате всеки проблем с един и същи инструмент. 

Инвестирайте време и усилие в изграждането на здрав и продуктивен екип, който се ръководи от постигането на резултати. 

Дайте нужното време на служителите си да възприемат новостите, които въвеждате и ги слушайте внимателно, когато дават обратна връзка. 

Ако спазите тези 3 прости правила, Ви гарантираме, че ще повишите продуктивността и морала в екипа си, което от своя страна ще доведе и до повече доволни клиенти и приходи за кантората ви.