За да може ефективно да се управляват съдебните дела в кантората, е необходимо да има деловоден процес. Този процес е препоръчително да се доближава максимално до този на съда, като се отчитат особеностите на адвокатската работа.
 

Кратък преглед:

  • как да разпределим работата в екипа по роли
  • предварителна подготовка на делото
  • завеждане на делото в съда
  • извършване на справки и входиране на следващи документи
  • съдебни заседания

Роли

Доброто управление на делата започва с разпределянето на роли. Спазвайте описаните съвети в статията дори да практикувате самостоятелно. Ако управлявате кантората си добре, много скоро ще можете да наемете първия си стажант.
По подобие на съда, ще е необходимо да имате:
  • деловодител – най-често стажант или младши адвокат;
  • адвокат, отговорен за делото
Работата на деловодителят е да администрира всички входящи и изходящи документи и да прави справки.
В зависимост от големината на екипа ви, може да има един адвокат – отговорник и няколко подизпълнители, които да извършват проучвания, да подготвят чернови на документи и др.
 
В тази статия се фокусираме върху работата на деловодителя, която да гарантира ефективна работа за адвоката.

 

Създаване на делото

Както съда образува дело и му поставя номер, препоръчваме и кантората ви да прави същото. Подредете всички хартиени документи в папка с номера на делото и описанието на страните. Направете напълно идентична папка на компютъра си или в облачното пространство, което ползвате.
 
Тази практика е особено полезна за администрирането на случая преди да получите номер на делото от съда. Обикновено един документ започва като чернова, която се преглежда и редактира от отговорния адвокат. След това стажантът входира документа в съда, където получава входящ номер.
 
 

ВАЖНО!

При първоначално образуване на делото по входящия номер се прави справка за номера на делото!

Входиране на документи в съда

Входираните документи в съда са изходящи за кантората. Всеки един създаден документ по дадено дело трябва да се описва, за да може да се възпроизведе при евентуална нужда.
 
При входиране на документите в съда, разпределете ги според регистратурата, в която ще ги подавате – заповедна, искова или друга.
 
Ако входирате по много документи наведнъж, най-добре се разберете с деловодителя за ден и час, когато да получите обратно подадените документи с входящ номер.
 

УРАВЛЯВАЙ УСПЕШНА КАНТОРА

90% от канторите са неефективни и губят клиенти постоянно. Бъди винаги с крачка пред останалите.

Опитай Безплатно Поискай Демо

Получаване на документи от съда в кантората

Изходящите документи от съда са входящи за кантората. Задължително трябва да имате едно място, където да можете да проследите всички получени документи.
 
В момента на получаването на документа трябва да запишете датата. Това е особено важно за документите, за които текат срокове. Препоръчително е да имате система, която проследява всички крайни срокове и дали са изпълнени.
 
Следващата стъпка е да направите дигитално копие на получените документи и да приберете оригинала в папката по делото. Ако получавате документите дигитално, може да ги принтирате и да ги подредите в папката.
 
Съветваме да имате “регистратура”, т.е. място където държите всички документите за последващо администриране. Съветваме всички получени документи да се администрират най-късно на следващия ден. Обръщаме внимание, че на този етап документите единствено се подреждат и се отбелязват крайните срокове, без да се предприемат каквито и да било други действия.
 
След успешното администриране е време деловодителят да сигнализира отговорния адвокат по делото, който от своя страна ще прецени какви са следващите действия, кога ще ги извърши и дали ще ги възложи на друг адвокат.
 
 

 

ВАЖНО!

Най-важното за успешно управлени на делата е абсолютно цялата информация да е на едно място. Най-много грешки се допуснат поради липса на документи или друга важна информация!

Справки

Една от най-досадните, но и най-важни дейности по администрирането на съдебните дела, е извършването на редовни справки. Съветваме да правите редовно справки, за да сте в течение с развитието на делото.

Ето кога справките са особено важни:

  • след първоначално подаване на документите преди да има номер на дело
  • непосредствено преди заседание – често насрещната страна подава документи в последния момент с цел да даде минимално време за подготовка

По голяма част от делата справки могат да се правят дигитално, но за по-старите дела това е неприложимо. Освен това понякога е необходимо да се направи справка на място – например когато има подадено възражение срещу Заповед за изпълнение. Съдът в повечето случаи няма да ни изпрати самото възражение. Същото важи когато има входирана експертиза по делото или документи от насрещната страна.

За да бъдат ефективни справките, е необходимо предварително да подредим делата според стаята на деловодствата. Това е особено важно за СРС, където има много съдебни състави и деловодства.

Подреждането на делата по стая и визуализирането на телефонните номера за справка спестява на нашите клиенти 70% от времето в съда.

УРАВЛЯВАЙ УСПЕШНА КАНТОРА

90% от канторите са неефективни и губят клиенти постоянно. Бъди винаги с крачка пред останалите.

Опитай Безплатно Поискай Демо

Заседания

Откритите съдебни заседания, особено първото, е ключово за целия процес. Тук няма да се фокусираме върху неговите юридически последици, а само върху това как да го администрираме.
На първо място, всяко заседание трябва да се въведе като информация по делото и в календара на съответния адвокат. Силно препоръчително е напомнянето за предстоящо заседание поне седмица предварително и още веднъж в предходния ден.
Преди заседанието адвокатът подготвя своята защита, която е трябва да бъде подредена по делото като бележка.
След като извърши своите процесуални действия на място, адвокатът или неговият стажант трябва да въведе извършенто в деловодната система. Ако има ново насрочване по делото, то също се записва. Срокове за дадени указания по време на заседанието също следва да се въведат.
Добра практика е да изискате протокол от съдебното заседание.

 

Приключване на делата

Последната стъпка от жизнения цикъл на едно дело е неговото приключване. Обикновено това е с влязло в сила съдебно решение или определение за прекратяване.
Не забравяйте да съобразите сроковете за съхранение на документите по делото с приетите от кантората Вътрешни правила за защита на личните данни.
Добра практика е след изтичане на давностния срок за предявяване на евентуални претенции от клиента към вас да му върнете делото. Ако той не пожелае да го вземе, можете да го унищожите, за което се съставят съответните протоколи. Не забравяйте да поканите в писмена или електронна форма клиента да получи делото.

 

Заключение

Доброто администриране на делото позволява на адвокатът да се фокусира върху важните неща. Макар тази работа да изглежда проста и скучна, именно лошото администриране на делата е в основата на повечето грешки.
Създайте добър процес по администриране на делата и ще можете с много по-малко усилие и стрес да водите повече дела.

УРАВЛЯВАЙ УСПЕШНА КАНТОРА

90% от канторите са неефективни и губят клиенти постоянно. Бъди винаги с крачка пред останалите.

Опитай Безплатно Поискай Демо