Тази статия е за някои неудобни истини, които е добре да си признаем, ако искаме да развиваме успешна кантора. По-точно за това, че юридическите ни умения и уменията ни да управляваме и разиваме екип са две напълно различни неща. 

Ще разгледаме най-често допусканите грешки в практиката:

1. Нямате планирано обучение на новите членове в екипа
2. Непрестанно разсейване
3. Липса на система за споделяне на полезна информация
4. Не използвате система за създаване и споделяне на бележки
5. Не използвате система за управление на задачите

1. Нямате планирано обучение на новите членове в екипа

Да започнеш нова работа е предизвикателство дори за опитните специалисти, за които това не е за първи път. Младите адвокати и стажантите приличат на уплашени зайци в началото на своята кариера. Това е напълно естествено, но ако не се положи необходимото усилие всеки в екипа да се интегрира и обучи, рискуваме този “етап” на уплашеност и стрес да остане перманентен. Това от своя страна е води до драстично по-ниска продуктивност и резултати. 

“Мятането в дълбокото” като стратегия за обучение има своите предимства, но в никакъв случай не е универсален подход. Ако искаме да виждаме резултатати с всеки следващ служител, трябва да отделим необходимото време и да му разясним вътрешните процеси в кантората, да му дадем възможност да се почувства част от екипа и да стимулираме самоинициативата му дори когато това означава от време на време да се допускат грешки. 

2. Непрестанно разсейване

Това е може би най-често допусканата грешка, която води до драстичен спад на продуктивността. Адвокатската работа изисква дълбока конценстрация. 2 часа в дълбока концентрация се равнява на 10 часа разсеяна работа. Влезнем ли във фокус е от критично значение да не излизаме от него. 

Истината е, че не можем да контролираме на 100% всички разсейващи фактори, но можем значително да ги намалим. Всеки път, когато колегата ни се обади “само за малко”, ни изкарва от дълбокия фокус и ни връща в начална позиция. За да се върнем към ефективната работа ни отнема средно по 20-30 минути. Това означава, че дори само при 5-6 прекъсвания на ден губим 2-3 часа. 

Веведете правило в кантората, че комуникацията е писмена, а дискутирането на казуси или други проекти се извършва след уговаряне на разговор. Така всеки ще се подготви за предстоящия разговор и ще се извлече максимално неговата полза.  

3. Липса на система за споделяне на полезна информация и процедури

Кантората ви може да има най-добре разработените процедури и вътрешни правила, но това ще е безсмислено, ако служителите ви не могат да достъпят тази информация по лесен и удобен начин. 

Най-често подобна полезна информация се съхранява в папки, които са групирани на някакъв признак. Много често дори човекът, който е направил подредбата, не помни защо тя е такава и къде се съхранява файлът, който трябва да бъде намерен.

Съветваме ви да ползвате система за управление на споделеното знание в кантората. Чрез нея ще можете лесно да въвеждате и намирате полезна информация, както и да я споделяте с колегите си. 

4. Не използвате система за създаване и споделяне на бележки

Може би най-типичното за един адвокат е да извади тефтера си и да започне да води бележките си в него. Това е едно работещо решение за самостоятелно практикуващите, но когато се изисква работа в екип, записаното в тефтера разкрива един голям недостатък – не е достъпно за остнаалите в екипа. 

Най-често споделянето на информация по казуси между колеги става устно, което предразполага към пропуски и грешки. 

Съветваме да ползвате система, която позволява създаването на бележки директно към даден казус, така че те да бъдат автоматично сподели с колегите ви, работещи по съответния казус, без да е необходимо каквото и да е последващо действие от ваша страна. С други думи, вие водите бележките си, а те се споделят с когото е необходимо автоматично. 

5. Не използвате система за управление на задачите

Стандартният процес по възлагане на задачи изглежда нещо подобно:

Служител А работи по казус Х и решава да възложи на служител Б дадена задача. Служител В също възлага задача на служител Б, но по казус Y. 

Тъй като А и В нямат достатъчно време да разясняват всичко по казуса, който се развива от 6 месеца, решават без много обяснения да дадат частична информация към служител Б. Служител Б от своя страна има още 10 задачи, възложени по други казуси, но никой не знае за това. Освен това той не може да разбере контекста на това, което трябва да свърши, заради което работата му е лошо свършена.

Краен резултат: всички са недоволни.  Липсата на система за управление на задачи води до стрес и липса на продуктивност както за възлагащите задачи, така и за изпълнителите. 

Съвет: използвайте система, която позволява автоматично свързване на изпълнените задачи по казус или проект. Така ще имате пълна хронология на всичко свършено, без да се налага да го въвеждате няколко пъти и да го прехвърляте между няколко системи. 

Заключение

Създаването на правилните условия и среда за продуктивна работа в екипа са ключови. Най-ефективни сме, когато изобщо не осъзнаваме, че работим. Когато нещата се слючват с лекота. Направете среда, предразполагаща ефективност, и наблюдавайте резултатите. Вярвам, че ще останете очаровани.