Тази статия е част от поредица, с която целим да Ви разкажем за наложените в Европа и САЩ модели за проследяване на дейността на една адвокатска кантора.

Кратък преглед на статията:

1. Какви са ползите от воденето отчети
2. Месечни отчети
3. Седмични отчети
4. Дневно проследване на задачите

Адвокатската практика е изключителна разнообразна и създава впечатление за хаотичност. За да направим кантората си успешна обяче, трябва да можем да откриваме закономерностите дори в хаоса.

Масово адвокатите не вярват, че адвокатската практика подлежи на организация. Това е напълно невярно, видно и от постиженията на големите кантори, които успяват чрез добрата си организация да превземат световните пазари.

Проследяването на дейността на кантората ни дава възможност да фокусираме вниманието си върху различните аспекти от дейността на кантората – от най-малките детайли по едно дело до стратегическото позициониране на кантората на пазара.

На следващо място, използването на такива отчети ни позволява да намалим необходимостта постоянно да вземаме решения за всичко – от стратегическите въпроси до детайлните задачи по някой казус. Това намалява драстично стреса и покачва продуктивността.

Може би най-голямата полза от воденето на отчети е обективният анализ, който можем да направим. Емоциите са страхотен двигател, но често могат да ни насочат в грешната посока. Анализирайки предходни периоди и то с цифрови показатели, шансът да вземем правилното решение се повишава драстично.

Целта на месечните отчети е да ни откъснат от ежедневната практика и да отговорят на въпроси, свързани със стратегията за развитие на кантората. Такива отчети могат да се правят за 1,3,6 или 12 месеца и трябва да отговарят на следните въпроси:

1. Расте или намалява броя на поетите дела през съответния месец?
2. Растат ли, или намаляват приходите на кантората?
3. Кои са услугите, които са донесли най-много приходи?
4. Кои са услугите, в които екипът е инвестирал най-много време?

Месечните отчети ни дават възможност да видим кантората си, без да изпитваме емоциалната ангажираност към конкретните казуси. Обобщените данни ни дават голямата картинка на цялата ни дейност. На основата на тези данни можем да вземем разумни и обосновани управленски решения.

Визуализирането на тази информация чрез статистики ни помага да я възприемем още по-лесно.

Седмичният отчет стои посредата между микро управлението на делата и стратегическото управление. Неговата цел е да осигури доброто обслужване на клиентските казуси, но и да улови проблемните точки, които да бъдат основата за месечните отчети.

По време на седмичния отчет основна задача е да разпределим работата по всички активни дела на кантората и да проверим дали няма нещо забравено, объркано или пропуснато. Докато в дневното управление на задачите се фокусираме върху детайлите, то тук е моментът да помислим кои ще са следващите стъпки, които ще придвижат всеки казус към успешен край.

Често срещана грешка е в седмичния отчет да се задълбочим твърде много в конкретните казуси или да започнем да мислим за стратегчески въпроси. Добрият седмичен отчет осигурява безпроблемното движение на казусите, от една страна, и адресира открити проблеми или нови идеи, от друга. Стратегическите въпроси стават част от темите за обсъждане в месечния отчет, а детайлите по конкретните казуси стават задачи за изпълнение през седмицата.

Добър пример за седмичен отчет е да прегледаме следващите стъпки по активните ни казуси.

Целта на дневното проследване на задачите е да осигурим най-доброто обслужване на клиентите на кантората ни и гладкото функциониране на всички вътрешни процеси. Когато планираме на дневно ниво основният ни приоритет е да използваме по най-ефективният начин работното си време.

Когато планираме дневните си задачи е времето да се задълбочим в най-дребните детайли по случая. Силно съветваме да описвате в кратки бележки всичко по-сложно, което бихте могли да забравите. Воденето на добри бележки е практически задължително и когато работите заедно с няколко колеги по един и същ казус. В противен случай непродуктивната комуникация няма да има край.

В крайна сметка целта на тези отчети е да видим какво точно трябва да свършим в съответния ден, без да губим излишно време тепърва да преглеждаме всички казуси и друга информация.

Създаването на добър списък със задачи освобождава съзнанието ни от необходимостта да взимам постоянни решения какво е следващото нещо, което трябва да се свърши. Изпълнението на задачите се превръща в една игра със себе си, в която на края на деня трябва да бъдат отметнати поставените задачи.

За да развивате и разраствате кантората си е не е достатъчно да имате забележителни юридически познания. Познаването на финансовите параметри на дейността Ви, доброто управление на екипа и времето му и вземането на решения въз основа на обективни данни са задължителни, за да можете да изградите устойчива адвокатска практика.

Ако не знаете как да започнете или търсите адвокатски софтуер, който предлага всичко на едно място, можете да пробвате нашия софтуер за адвокати или да ни пишете на office@legal-tech.bg.