Технологиите са неизменна част от всеки бизнес, включително и от дейността на правните кантори. Те позволяват по-бърз растеж на приходите, по-добро обслужване на клиентите и по-ефективно разпределение на ресурсите. Кои обаче са признаците, че Вашата кантора е модерна и ефективна?

Извършването на проучвания по поставени от клиенти въпроси е част от ежедневието на голяма част от адвокатите. Чрез такива системи можем да проверяваме актуалната съдебна практика, да преглеждаме стари версии на закона и др.

По-голямата част от правните кантори вече ползват такъв вид софтуер. Следва да се отбележи, че в последните години се заблязва и доста по-добра организация на съдебните актове в сайтовете на самите съдилища.

Познаването на интересите и нуждите на клиентите, които се обслужват е ключово, за да бъде предоставена най-добрата правна услуга.

Не е възможно обаче да помним всички детайли по всички казуси на клиентите си, а при по-големите практики е невъзможно, защото често един клиент се обслужва от няколко адвокати. За кантората е изключително важно след запитване от клиента да може в рамките на секунди да провери активни и минали казуси и свършената по тях работа.

Непознаването на случая на клиента оставя лошо впечатление и може да доведе дори до отказ на клиента да ползва адвокатските услуги на съответната кантора.

На следващо място, модерните и ефективни кантори умело разпределят ресурса си – времето и възможностите на всички в екипа. Това важи както за големите кантори, така и за екипите от 3-4 човека. За да може ефективно да се разпределят ресурсите в екипа, е необходимо:

• кантората да има ясни приоритети в коя сфера ще специализира;
• да има поне по един служител в съответната сфера, който да е тесен
• специалист и да предоставя услуга над средното ниво на пазара;
• времето на тесните специалисти да не се губи в “черна работа” и бюрокрация.
• ръководителите на кантората да имат постоянен поглед върху натовареността и възможностите на всеки от екипа;
• възможно най-много “черна” работа да може да се извършва бързо и автоматизирано

Взимането на решения въз основа на обективни данни (data driven decisions) отдавна не е новост в света на бизнеса. В правните кантори обаче много често такива данни липсват или не се ползват.

Това е обяснимо предвид факта, че масово канторите в България не ползват софтуери за управление на делата и клиентите си. Примери за вземане на решения въз основа на данни могат да бъдат:

• въз основа на проследените приходи и техния източник се приоритизират услугите, носещи най-висока печалба, вместо най-често предлаганите услуги;
• 
  повишават се служителите, демонстриращи най-добри обективни резултати, а не тези, които най-добре комуникират с ръководството
  
• бонуси в екипа се разпределят въс основа на определен критерий, отчитан от системата;

Какво разграничава една установена кантора на пазара от новосъздадената? Знанието на екипа. Това знание обаче често се губи. Една модерна и ефективна правна кантора създава система за споделено знание, която повишава качеството на услугите и ускорява процесите.

Друга добра практика е да се създават чеклисти според предлаганата услуга, които помагат да не се изпусне нещо. Това е особено приложимо при комплексни проверки с много документи.